Beschwerde im Rahmen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes

Verfahrensordnung der Veonet GmbH im Hinblick auf das Beschwerdeverfahren nach § 8 LkSG

Zum 01.01.2023 ist das Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG) in Kraft getreten, wobei nach § 1 letzter Satz des LkSG dieses erst zum 01.01.2024 auf die Veonet GmbH und ihre Tochtergesellschaften anwendbar ist.

Nach § 2 Abs. 6 Satz 3 des LkSG zählt zum eigenen Geschäftsbereich der Obergesellschaft eine konzernangehörige Gesellschaft, wenn die Obergesellschaft auf die konzernangehörige Gesellschaft einen bestimmenden Einfluss ausübt. Daher gehört nach unserer aktuellen Einschätzung zu unserem Geschäftsbereich auch der Geschäftsbereich der eyescan Gruppe in den Niederlanden, der Miranza Gruppe in Spanien, der Ober Scharrer Gruppe in Deutschland, der SpaMedica Gruppe in Großbritannien sowie der Vista Gruppe in der Schweiz.

Das Gesetz hat zum Ziel, den Schutz von Menschenrechten und Umwelt im eigenen Geschäftsbereich von Unternehmen und entlang der unternehmerischen Lieferkette zu verbessern. Das LkSG schreibt den betroffenen Unternehmen zu Erreichung dieses Ziels eine Reihe von Sorgfaltspflichten vor, u.a. Maßnahmen zur Vermeidung von im LkSG genannten Risiken sowie Dokumentations- und Berichtspflichten.

Wir als OSG folgen dem Supplier Code of Conduct der Veonet GmbH zu welcher wir gehören. Die Veonet GmbH verfügt neben Maßnahmen zur Risikoanalyse und -prävention u.a. über eine Grundsatzerklärung sowie einen Supplier Code of Conduct, welche die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Erwartungen, die wir an unsere eigenen Beschäftigten sowie unsere unmittelbaren Zulieferer haben, enthalten. Wir verlangen, dass unsere eigenen Beschäftigten sowie unsere unmittelbaren Zulieferer die kommunizierten Erwartungen erfüllen.

Auch verlangt das LkSG, dass im Unternehmen ein angemessenes Beschwerdeverfahren existiert, über das sich sowohl interne (also Mitarbeitende) als auch externe Personen (insb. Lieferanten sowie deren Mitarbeiter) an das Unternehmen wenden können, um auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen hinzuweisen.

Jeglicher Verstoß gegen die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Pflichten nach dem LkSG im Zusammenhang mit unseren betrieblichen Tätigkeiten, Produkten oder Dienstleistungen und denen unserer Zulieferer kann über unserer Beschwerdeportal gemeldet werden. Für die Bearbeitung der Beschwerden ist riskmanagement@veonet-group.com zuständig.

Der Beschwerdeprozess ist wie folgt ausgestaltet:

Über unser Beschwerdeportal können Sie Beschwerden einreichen, die uns auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken und Verstöße gegen die Verbote des LkSG in unserem eigenen Geschäftsbereich und in der Lieferkette hinzuweisen. Der Begriff der Lieferkette ist dabei weit und umfasst sowohl unsere unmittelbaren Lieferanten als auch mittelbare Lieferanten. Zu den Risiken und Verstößen gehören nach § 2 Abs. 2 und 3 des LkSG insb. die Folgenden:

Beschwerden sollten auf Fakten beruhen. Beschwerden können über das zur Verfügung gestellte Formular entweder online oder per Post an die interne Meldestelle bei der Veonet GmbH, Claudius-Keller-Strasse 3a, 81669 München eingereicht werden.

Beschwerden sollten zunächst möglichst alle relevanten Informationen enthalten, die den Sachverhalt darstellen, soweit die beschwerdeführenden Personen über diese Informationen verfügen. Auch sollten Beschwerden darauf eingehen, welches Resultat mit der Beschwerde erzielt werden soll. Beschwerden können auf deutsch, englisch, niederländisch und spanisch verfasst werden.

Jede Person, die von Risiken oder Verletzungen von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Belangen im Sinne des LkSG erfährt, kann eine Beschwerde einreichen. Dies gilt insbesondere für unsere Mitarbeiter sowie den Mitarbeitern unserer direkten und indirekten Lieferanten, aber auch für Personenvereinigungen wie NGOs. Das Einreichen einer Beschwerde ist auch anonym möglich. Die Beschwerde wird vertraulich behandelt und wird deshalb nur von der für die weitere Bearbeitung zuständige Stelle in der Veonet bearbeitet, deren Mitarbeiter einer strengen Vertraulichkeitsverpflichtung unterliegen und bei der Bearbeitung der Beschwerden unabhängig und nicht an Weisungen gebunden sind.

a. Wir werden der beschwerdeführenden Person oder Organisation den Empfang der Beschwerde innerhalb von 7 Arbeitstagen nach dem Eingang der Beschwerde bestätigen (sofern diese nicht anonym eingereicht wurde).

b. Danach werden wir prüfen, ob die Beschwerde in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt; sollte dies nicht der Fall sein, werden wir die beschwerdeführende Person oder Organisation diesbezüglich mit einer kurzen Begründung informieren (sofern diese nicht anonym eingereicht wurde). Eine derartige Prüfung sollte nicht mehr als 1 Monat in Anspruch nehmen.

c. Wir werden, sofern die Beschwerde nicht anonym eingereicht wurde, innerhalb von 3 Monaten nach Eingang der Beschwerde den Sachverhalt mit der beschwerdeführenden

Person oder Organisation erörtern, um die Beschwerde und den zugrundeliegenden Sachverhalt besser zu verstehen. Im Rahmen dieser Erörterung werden wir mit der beschwerdeführenden Person oder Organisation auch eruieren, welche Erwartungen in Bezug auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen seitens der beschwerdeführenden Person oder Organisation bestehen.

Für den Fall, dass sich eine Beschwerde als begründet erweist, werden wir – ggf. in Abstimmung mit dem betroffenen Zulieferer/Geschäftspartner – unverzüglich die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um das identifizierte Risiko oder die Verletzung menschenrechtlicher und umweltbezogener Belange zu beenden oder zu minimieren. Welche Maßnahmen geeignet und angemessen sind, um dieses Ziel zu ergreifen, ist im Einzelfall zu beurteilen. Wir werden die beschwerdeführende Person oder Organisation über die Maßnahme informieren, sofern die Beschwerde nicht anonym eingereicht wurde. Im Falle einer unbegründeten Beschwerde erhält die beschwerdeführende Person oder Organisation ein entsprechendes Schreiben mit einer Zusammenfassung der Gründe.

Wir sind gesetzlich zur Vertraulichkeit und zum Nachteilschutz der beschwerdeführenden Person oder Organisation verpflichtet. Hinter diesen Verpflichtungen stehen wir mit voller Überzeugung, da es in unserem Interesse ist, Missstände aufzudecken und abzustellen.

Sofern eine Beschwerde anonym eingereicht wurde, werden keine Maßnahmen unternommen, um die Identität der beschwerdeführenden Person oder Organisation herauszufinden.

Beschwerdeführende Personen oder Organisationen, die Beschwerden auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Sorgfaltspflichten nach bestem Wissen und in gutem Glauben einreichen, haben keine für sie nachteiligen Maßnahmen unsererseits infolge der Beschwerde zu befürchten. Wir empfehlen daher nur Informationen zu übermitteln, bei denen die beschwerdeführende Person oder Organisation nach bestem Wissen davon ausgeht, dass diese zutreffen. Wenn wissentlich falsche oder irreführende Informationen gegeben werden, kann dies strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Wir schützen auch die Rechte ev. beschuldigter Personen. Es gilt die rechtsstaatliche Unschuldsvermutung, bis das Gegenteil erwiesen ist.

Überprüfung: Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird mindestens einmal im Jahr so- wie anlassbezogen überprüft.

1. Zulässiger Beschwerdegegenstand
   • Verbot der Beschäftigung von Personen in Zwangsarbeit
   • Verbot von Kinderarbeit
   • Missachtung der Regelungen des Arbeitsschutzes, wenn hierdurch die Gefahr von Unfällen bei der Arbeit oder arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren entstehen
   • Missachtung der Koalitionsfreiheit
   • das Verbot der Ungleichbehandlung in Beschäftigung, etwa aufgrund von nationaler und ethnischer Abstammung, sozialer Herkunft, Gesundheitsstatus, Behinderung, sexueller Orientierung, Alter, Geschlecht, politischer Meinung, Religion oder Weltanschauung
   • Unsachgemäße Lagerung oder Entsorgung von gefährlichen Abfällen
2. Beschwerdebefugnis
3. Ablauf des Beschwerdeprozesses
4. Mögliche Abhilfemaßnahmen
5. Schutz der beschwerdeführenden Person oder Organisation
6. Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens

Inkrafttreten / Veröffentlichung: Diese Verfahrensordnung tritt zum 01.01.2024 in Kraft. Sie wird auf den Internetseiten der Veonet sowie der Eyescan Gruppe, der Miranza Gruppe, der Ober Scharrer Gruppe, der SpaMedica Gruppe und der Vista Gruppe veröffentlicht.